Kuluneen vuosikymmenen aikana olemme eläneet keskellä digitalisaatiohypeä. Lukuisia toimintoja on kehitetty tai jopa korvattu digitalisaation keinoin. Järjestelmiä on joka lähtöön; toiminnan- ja tuotannonohjaukseen, rekrytointiin, markkinointiin ja moneen muuhun. Välillä tuntuu, että digitalisaatiosta on tullut yrityksissä itseisarvo, ilman sen kummempaa tarvemäärittelyä. Kun toimintaa tänä päivänä kehitetään tuntuu digitalisaatio olevan kehityksen synonyymi. Jos ei ole digiä, ei ole kehitystäkään. Totta toinen puoli, mutta vain toinen. Toinen puoli pitää sisällään tarve- ja hyötymäärittelyn, sekä lukuisan joukon kysymyksiä joita liian harvoin tai liian kapeasta näkökulmasta esitetään.
Osallista oikeat ihmiset ja panosta käyttöönoton suunnitteluun
Järjestelmän hankintaan liittyy aina jokin toiminnan kehittämiseen liittyvä tarve, joka harvoin on IT-osaston tarpeista lähtöisin. IT-osasto toki usein on toimeenpanevana ja asiantuntijaosapuolena, mutta ei omistajana tai varsinaisena tarvitsevana tahona. Järjestelmän hankintaan tulisikin aina kytkeä kaikki sitä käyttävät ja sen vaikutusalueeseen kuuluvat osapuolet. Vain tällä tavoin pystytään riittävän ajoissa vaikuttamaan hankinnan tarkoituksenmukaisuuteen ja käyttöönoton sujuvuuteen. Järjestelmähankinta on aina projekti, jolle tulee olla nimetyt vastuuhenkilöt, aikataulu ja käyttöönottosuunnitelma koulutuksineen, aivan kuten mille tahansa muullekin projektille.
Kyseenalaista rohkeasti omaa toimintaasi
Järjestelmä myöskään ei toimi autonomisesti. Jonkun täytyy antaa sille syötettä ja käyttää sitä. Erityisesti kun puhutaan toimintaa ohjaavasta järjestelmästä, tulee varsinainen pihvi jo tuossa nimessä; toimintaa ohjaava, eli jonkun täytyy tehdä jotakin, tai jotakin toisin, jotta järjestelmän hyöty saadaan ulosmitattua. Kaikki tietojärjestelmät ovat ihmisen luomia, ja useimmiten on olemassa perusteltu syy miksi jo markkinoilla olevat ratkaisut toimivat tietyllä tavoin. Sen sijaan, että alettaisiinkin taivuttaa olemassa olevaa järjestelmää oman nykyisen toiminnan kuvajaiseksi, olisikin ehkä paikallaan miettiä, voisimmeko me toimia kuten järjestelmä ohjaa ja siis aidosti muuttaa jotain omassa toiminnassamme. Muutoinhan kyse on vain nykytoiminnan digitalisoinnista sen sijaan, että rohkeasti uskallettaisiin kyseenalaistaa nykyistä toimintaa ja olla avoimia uudelle.
Ymmärrä muutoksen vaikutukset
Kun järjestelmä sitten on hankittu, tulee se aina vaikuttamaan jonkun tekemiseen. Tärkeä olisikin jo hankinnan suunnitteluvaiheessa tunnistaa kenen tekemiseen ja miten järjestelmä tulee vaikuttamaan, ja miten muutokseen vastataan. Annetaanko toiminnanohjausjärjestelmän todellakin ohjata toimintaa. Sen ympärille järjestäydytään ja sen käyttö vastuutetaan, sitä seurataan ja edellytetään. Vai onko kyse byrokraattisesta järjestelmästä jota käytetään vain pakon edessä siksi koska sitä pitää käyttää, eikä oikeastaan edes ymmärretä miksi sitä käytetään? Ymmärryksellä ja asenteilla on iso rooli kaikenlaisissa järjestelmähankinnoissa, ja niiden vaikutukset voivat ulottua vuosien päähän itse käyttöönotosta, niin hyvässä kuin pahassa.
Kirjoittaja Emmi Immonen on työskennellyt metsäteollisuudessa ulkopuolisen työvoimanhallinnan prosessin omistajana vuodesta 2015 ja myöhemmin onboarding-prosessikonsulttina.
