Outokumpu Oyj on suomalainen, maailmanlaajuisesti toimiva teollisuusyritys, joka on erikoistunut ruostumattoman teräksen valmistamiseen. Outokummulla on toimintaa Pohjois-Suomessa, joissa Kemin kromikaivos ja Tornion terästehtaat muodostavat maailman suurimman yhtenäisen ruostumattoman teräksen tuotantoketjun. Zeroni otettiin käyttöön kaivoksella ja tehtailla syksyllä 2023.
Mistä kaikki lähti liikkeelle?
Muutos lähti liikkeelle halusta kehittää ulkopuolisen työvoimanhallinnan prosesseja entistä digitaalisemmiksi ja automaattisemmiksi samalla keskittäen erillisissä järjestelmissä hallittuja toimintoja yhden järjestelmän alle.
“Aiemmin urakoitsijoiden ja työntekijöiden dokumentteja käsittelevillä ja tarkastavilla palvelukoordinaattoreilla meni paljon aikaa urakoitsijoiden ohjeistamiseen ja tietojen kirjaamiseen, koska urakoitsijat eivät aina toimittaneet tietojaan oikeassa muodossa järjestelmäämme”, Outokummun turvallisuusinsinööri Panu Kangas toteaa.
Millaisia tuloksia saavutettiin?
Zeronin käyttäjää opastavan onboarding-prosessin avulla urakoitsijoiden tilaajavastuutietojen sekä työntekijöiden pätevyyksien, koulutusten ja ulkomaalaisten työntekijöiden työskentelyoikeuteen liittyvän dokumentaation, kuten A1-todistusten ja oleskelulupien hallinnasta saatiin sujuvampaa ja läpinäkyvämpää läpi koko urakoitsijaketjun. Prosessista saatiin myös vähennettyä ylimääräisiä työvaiheita keskittämällä vastuuta tietojen hallinnasta urakoitsijoille.
“Zeroni opastaa urakoitsijaa syöttämään tarvittavat dokumentit ja palvelukoordinaattorimme pystyvät tarkastamaan ne yhdestä paikasta, eikä tiedon etsimiseen kulu turhaa aikaa meidän päässä. Uusi tapamme toimia täyttää nyt myös tietoturvan kannalta kaikki suositukset”, Kangas kertoo.
Yhteistyö sujui projektitiimien välillä hienosti, mistä Kangas antaa erityiskiitokset.
“Käyttöönotto sujui ennakoitua helpommin ja tähän vaikutti suurelta osin tiivis yhteistyö IT-integraatiovaiheessa sekä kokenut käyttöönottoasiantuntija Emmi Immonen. Zeronin prosessin voi ottaa käyttöön vaiheittain, mikä myös helpottaa muutoksen keskellä”, Kangas toteaa.
Yhteistyöllä eteenpäin kohti parempia turvallisuusprosesseja
“Outokummun työntekijöiden työskentelyoikeuksien tarkastamiseen liittyvät prosessit olivat jo melko pitkälle vietyjä, mutta parannettavaakin löytyi. Zeronin avulla varmistettiin, että ennakoitavissa olevat työvaiheet tehdään hyvissä ajoin oikeiden vastuuhenkilöiden toimesta hukkaa vähentäen, mikä toi lopullisen ryhdin ja rytmin tekemiseen”, prosessikonsultti Emmi Immonen kertoo.
Merkittävin hyöty onboarding-prosessin keskittämisessä syntyy, kun jokainen tietää oman roolinsa ja merkityksensä vaiheikkaassa prosessissa. Tämä tuo tekemiseen vakautta, ennakoitavuutta ja säästää työtunteja sekä päätoteuttajalta, että urakoitsijalta.
“Yksin ei kukaan tai mikään taho tällaista kokonaisuutta pysty hallitsemaan, mutta hyvin organisoiduin prosessein ja sitoutuneilla ihmisillä pystytään mihin vain!”, Immonen summaa.
